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Règlement général sur la protection des données

 

POLICE « VIE PRIVÉE ET DONNÉES PERSONNELLES DES CLIENTS » DE G.F.I.

 

 

Vous avez souscrit ou envisagez de souscrire une convention relative à notre activité avec nous-mêmes ou l’un de nos préposés. Dans ce contexte, vous êtes en droit de connaître les conditions de traitements de vos données personnelles et de contrôler l’utilisation qui en est faite. Le concept de données personnelles est large et englobe tout type d’informations vous concernant, en tant que personne physique directement ou indirectement identifiable. La présente politique est destinée à vous fournir les informations nécessaires à ce sujet.

Dans ce document, « G.F.I. » ou « nous » fait référence à la société anonyme GOLD AND FOREX INTERNATIONAL ayant son siège social à Rue du Midi 101 à 1000 Bruxelles, en Belgique. Cette société est juridiquement responsable du traitement de vos données personnelles et comprend l’ensemble de nos préposés et agences actifs sur le territoire de la Belgique.

G.F.I. souhaite vous fournir ici une information claire et transparente sur ses pratiques et règles de la protection des données collectées au sujet de ses prospects et de ses clients (« vous »), conformément à la législation applicable, notamment le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (« RGPD ») et toute autre loi ou réglementation nationale applicable au traitement des données personnelles ou à la protection de la vie privée.

1.         Le rôle de G.F.I. en tant que responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données est la société anonyme GOLD AND FOREX INTERNATIONAL ayant son siège social à Rue du Midi 101 à 1000 Bruxelles en Belgique et agissant à travers ses préposés et son bureau.

Vous pouvez nous contacter à l’adresse postale suivante : Rue du Midi 101 à 1000 Bruxelles (Belgique) ou aux adresses info@goldforex.be.

En tant que responsable du traitement des données, nous déterminons de manière indépendante et autonome les moyens et les finalités du traitement de vos données.

2.         Quelles sont les données que nous traitons et utilisons ?

Nous collectons et traitons vos données personnelles uniquement pour les finalités décrites dans cette politique. Dans le cadre de notre relation contractuelle ou pré-contractuelle, ou lorsque vous vous rendez sur notre site internet, nous pouvons recueillir les données personnelles suivantes de votre part :

 

Catégories de données

Exemples des données traitées

Comment collectons-nous ces données ?

Données de contact

Nom, prénom, adresse physique et virtuelle, numéro de téléphone, adresse e-mail, date de naissance

Directement de votre part

Données d’identification

Matricule (numéro interne), copies de preuves de paiement, bordereaux signés

Il s’agit d’un code que nous vous attribuons et permettant votre identification dans notre base de données au regard des opérations que vous souhaitez réaliser

Données électroniques

Adresse IP ; données relatives à l’utilisation du site internet G.F.I.

Cookies et formulaires de contact

Données de caméra de surveillance CCTV

Données de caméra de surveillance

Des caméras de surveillance CCTV sur le site du siège

 

Lorsque nous traitons des données personnelles sensibles vous concernant, nous demandons préalablement votre consentement spécifique et explicite, sauf si nous sommes autrement autorisés à traiter ces données sans votre consentement, en particulier, afin de nous conformer aux obligations et exigences légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumises.

3.         Sur quelle base légale et pour quelles finalités traitons-nous vos données ?

Nous traitons toujours vos données personnelles conformément à et dans les limites des bases légales telles qu’elles sont définies par la loi applicable. Nous veillons également à limiter le traitement de vos données personnelles à ce qui est strictement nécessaire à la réalisation et à la poursuite de ces finalités.

  3.1.         Réalisation de nos obligations légales

Nous devons nous conformer à de nombreuses obligations et exigences légales réglementaires. Ces obligations peuvent impliquer que nous collaborions avec les autorités compétentes et/ou avec des tiers et leur transmettions, le cas échéant, certaines de vos données.

Ces obligations relèvent principalement des domaines légaux et réglementaires suivants :

-          L’obligation de respecter la législation applicable en matière fiscale et comptable etc. ;

-          L’obligation de répondre aux demandes officielles des autorités, fiscales et judiciaires locales ou étrangères ;

-          Les obligations relatives à la protection du consommateur ;

-          Le cas échéant, l’obligation d’identification liée aux réglementations anti-blanchiment.

La liste des domaines légaux et réglementaires en vertu desquels nous sommes amenés à traiter vos données est non-exhaustive et susceptible d’évoluer.

  3.2.          Exécution des obligations (pré)contractuelles

Le traitement de vos données est effectué dans le but de donner suite à une demande de conclusion d’un contrat d’un nouveau client et afin d’exécuter le contrat conclu. Dans ce contexte, nous traitons vos données afin de :

-          Donner suite et répondre à vos demandes ;

-          Créer un fichier de prospects ;

-          Évaluer l’opportunité et estimer les risques liés à un éventuel contrat ;

-          Déterminer les conditions et garanties auxquelles la conclusion du contrat doit être conditionnée.

Dans le cadre des contrats en cours ou de la gestion des contrats passés, nous devons mettre en œuvre un certain nombre de processus et d’opérations de traitement des données, de nature diverse, y compris afin de tenir compte des obligations générales de G.F.I. sur le plan administratif et comptable.

De manière plus spécifique, nous traitons vos données dans le cadre de l’exécution des contrats de la manière suivante :

-          La gestion de vos demandes et commandes de nos services ;

-          La livraison de nos services y relatifs ;

-          Le suivi de nos services ;

-          La gestion centrale des clients ;

-          La facturation de nos services.

Nous pouvons être amenés à traiter vos données à des fins additionnelles dans le cadre de l’exécution du contrat conclu.

  3.3.          Intérêt légitime de G.F.I.

Lorsque le traitement n’est pas strictement nécessaire pour l’une des finalités susmentionnées, G.F.I. peut également traiter vos données personnelles à d’autres fins, relevant de la réalisation et de la poursuite de ses intérêts légitimes. Toutefois, dans ce cas, G.F.I. s’efforce de maintenir un juste équilibre entre la nécessité de traiter vos données et la préservation de vos droits et libertés, en ce compris le droit à la protection de votre vie privée. Dans cette hypothèse, G.F.I. vous tiendra informé(e) de l’intérêt légitime que nous poursuivons et vous fournira des informations transparentes sur les activités de traitement et vos droits.

Dans ce contexte, nous pouvons traiter vos données personnelles afin de :

-          Personnaliser les services de G.F.I. ;

-          Former le personnel de G.F.I. ;

-          Planifier le suivi des tâches, la charge de travail, des prestations etc. ;

-          Assurer et garantir la protection des biens et des personnes, lutter contre la fraude ou les tentatives d’intrusion, d’abus ou d’autres infractions ;

-          Conserver des preuves pour la durée légalement prévue ;

-          Défendre et préserver les droits de G.F.I. et des personnes qu’elle représente devant les cours et tribunaux et les autres autorités éventuellement compétentes ;

-          Améliorer nos services et assurer le suivi de nos activités ;

-          Analyser des concurrents potentiels et des partenaires commerciaux ;

-          Améliorer l’utilisation de notre site internet par le biais de cookies permettant de favoriser votre expérience utilisateur ;

-          Analyser un événement passé ou autre recherche historique.

Cette liste des intérêts légitimes de G.F.I. est non-exhaustive et susceptible d’évoluer.

  3.4.          Intérêt légitime particulier de G.F.I. : publicité et marketing direct

Nous procédons à une segmentation de nos clients afin de vous proposer des services appropriés correspondant à votre situation professionnelle et personnelle et aux services que vous utilisez déjà.

A ces fins, nous sommes susceptibles de :

-          Évaluer vos comportements de visite sur nos sites internet ou lors d’évènements, salons et autres activités similaires ;

-          Évaluer nos données d’interaction avec nos prospects ou clients ;

-          Collecter certaines de vos préférences de navigation via des cookies.

  3.5.  Votre consentement pour l’envoi de communication électronique

Enfin, nous pouvons utiliser vos données personnelles de contact électronique, à savoir votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail, afin de vous adresser des informations, des publicités ou des propositions personnalisées, par le biais d’actions de marketing direct ou de newsletters. Dans ce cas, G.F.I. demande au préalable votre consentement de manière spécifique.

4.          Avec qui et comment partageons-nous vos données ?

G.F.I. ne vend pas et ne loue pas les données personnelles de ses clients à des tiers. Nous ne divulguons pas non plus vos données personnelles à un tiers, excepté dans les situations décrites dans cette politique.

Nous partageons vos données personnelles avec les préposés qui sont amenés à effectuer des prestations permettant la bonne exécution de nos services.

Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec des tiers qui les traitent selon nos instructions, en notre nom et pour notre compte. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent et s’engagent à garantir de manière appropriée l’intégrité de vos données et ce tant du point de vue de la confidentialité que de leur conservation.

Nous partageons/divulguons également vos données dans les hypothèses qui suivent :

  1.        Lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu d’une obligation ou d’une injonction légale, que celle-ci émane d’un organisme gouvernemental, d’une autorité de contrôle ou dans le cadre d’une enquête relative à une activité illégale suspectée ;
  2.        Lorsque nous agissons pour le compte de partenaires commerciaux, ainsi, dans le cadre de contrat d’assurance, nous pouvons être amenés à transférer vos données, conformément à leurs instructions. 

Dans tous les cas, nous veillons toujours à ce que le tiers n’ait qu’un accès limité aux données personnelles nécessaires pour mener à bien les tâches requises.

5.          Transfert des données personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE)

Nous conservons vos données au sein de l’EEE.

Si nous devions être amenés à procéder à des transferts internationaux de vos données, nous garantirons à vos données un niveau de protection adéquat en courant aux clauses et standards européens.

6.          Quels sont vos droits ?

  6.1.          Dans les limites prévues par la législation applicable, le RGPD prévoit que vous avez les droits suivants:

-          le droit de nous demander de vous fournir des copies de données personnelles que nous détenons à votre sujet à tout moment, y compris le droit de nous demander: si nous traitons vos données personnelles, à quelles fins, les catégories de données, les destinataires avec lesquels vos données sont partagées ;

-          le droit de nous demander de mettre à jour et de corriger les données personnelles obsolètes ou incorrectes que nous détenons à votre sujet ;

-          lorsque nous demandons votre consentement, le droit de retirer votre consentement si un tel consentement a été donné ;

-          le droit d’effacement de vos données personnelles lorsque les conditions de l’article 17 du RGPD ont été satisfaites ;

-          le droit de restreindre le traitement lorsque les conditions de l’article 18 du RGPD ont été satisfaites ;

-          le droit à la portabilité des données dans la mesure où les conditions de l’article 20 du RGPD s’appliquent à vous ;

-          le droit de contester le traitement de données personnelles vous concernant, dans la mesure où les conditions selon l’article 21 du RGPD ont été satisfaites ;

-          le droit d’opter pour un refus à l’égard de toute communication de marketing direct que nous pouvons vous envoyer (avec votre consentement) ;

-          le droit de soumettre une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données soit par courrier postal rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, soit par courrier électronique à l’adresse contact@apd-gba.be soit par téléphone au +32 2 274 48 00.

  6.2.          L’activité de G.F.I. implique une vigilance accrue à l’égard des opérations réalisées par nos clients. Cette vigilance accrue nous impose de devoir effectuer, à notre seule discrétion, des déclarations de soupçons à la Cellule de traitement des informations financières (C.T.I.F.) et ce conformément aux articles 47 et suivants de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (loi BC/FT).

L’article 55 de la loi BC/FT nous interdit de vous divulguer si une telle déclaration a été ou non réalisée à l’égard de la C.T.I.F.

L’article 65 de la loi BC/FT précise que vous ne pouvez pas bénéficier directement de vos droits d’accès, de rectification, à l’oubli, de portabilité des données, d’objection ni de votre droit à ne pas être profilé ou à vous faire notifier les failles de sécurité.

Vos droits s’exercent de manière indirecte : G.F.I. vous invite à prendre contact avec l’Autorité de Protection des Données (A.P.D.) soit par courrier postal rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, soit par courrier électronique à l’adresse contact@apd-gba.be soit par téléphone au +32 2 274 48 00.

L’A.P.D. procède à une prise de contact avec la C.T.I.F. qui avalisera ou non l’exercice de vos droits.

Si vous souhaitez des renseignements complémentaires sur l’exercice de l’un de vos droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez nous contacter comme suit :

  •          par téléphone au +32(0)2/ 550.21.58
  •          par mail auprès de : info@goldforex.be

  6.3.         À partir du 1er janvier 2020, G.F.I. est tenue, conformément à la loi du 8 juillet 2018 portant organisation d’un point de contact central des comptes et contrats financiers et portant extension de l’accès au fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession, de règlement collectif de dettes et de protêt, d’informer le Point de contact central de l’existence de votre contrat.

Le point de contact central (PCC) est un registre contenant les numéros de compte bancaire et les types de contrats, tenus par des personnes physiques et morales, domiciliées ou non en Belgique, auprès d’institutions financières en Belgique.

                Objet du relevé d’informations

Dans les limites prévues par la loi, G.F.I. est tenue de communiquer et de mettre à jour auprès du PCC les données suivantes:

1° les données d’identification du client et de ses mandataires ;

2° l'existence d'une ou plusieurs transactions financières impliquant des espèces effectuées par G.F.I., par lesquelles des espèces ont été versées ou retirées par le client ou pour son compte ainsi que, dans ce dernier cas, l'identité de la personne physique qui a effectivement versé ou reçu les espèces pour compte de ce client, ainsi que sa date ;

3° l'existence ou la fin de l'existence d'une relation contractuelle avec le client, ainsi que sa date, en ce qui concerne chacun des types des contrats financiers énumérés par la loi.

                Finalité poursuivie

Les données communiquées au PCC peuvent entre autres être utilisées dans le cadre d’une enquête fiscale, de la recherche d’infractions pénalement sanctionnables et de la lutte contre le blanchiment de capitaux et contre le financement du terrorisme et de la grande criminalité, dans le respect des conditions imposées par la loi. La Banque Nationale de Belgique conserve pendant deux années calendrier les demandes d’information qui lui ont été adressées à ces fins.

                Délai de conservation

La loi impose une période de conservation des données étendue à 10 ans à la suite de leur communication.

                Exercice de vos droits

Le PCC est géré par la Banque Nationale de Belgique (BNB).

Les personnes physiques peuvent demander un aperçu gratuit des données enregistrées à leur nom auprès du PCC, via une demande écrite, dûment datée et signée, qui doit être adressée à:

Banque Nationale de Belgique

Point de Contact Central

Boulevard de Berlaimont 14

1000 Bruxelles

 

Le dossier du demandeur doit contenir les éléments suivants :

§1 une photocopie recto verso clairement lisible de la carte d'identité ou, en l'absence, d'un document de remplacement, de la personne signant la demande ;

§2 les données d'identification nécessaires : nom, prénom officiel, date de naissance, adresse complète du domicile.

Sur base des informations fournies, le client a la possibilité de faire corriger ou éliminer les éventuelles erreurs communiquées auprès de G.F.I.

Sauf faute grave ou intention frauduleuse, G.F.I. ne peut être tenue responsable d’avoir fourni ces informations, celles-ci découlant d’une obligation légale.

7.          Droit d’opposition au marketing direct

Nous demandons votre accord pour vous adresser des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnalisées (par le biais d’action de marketing direct ou de newsletters électroniques).

Vous avez le droit, si vous ne souhaitez pas ou plus que nous vous envoyions de telles communications, de vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct. Dans ce cas, nous cesserons de traiter vos données à des fins de marketing direct. Votre demande sera exécutée dans les meilleurs délais.

Si vous souhaitez exercer le droit mentionné ci-dessus, vous pouvez nous contacter comme suit :

  •          par téléphone au +32(0)2/ 550.21.58
  •          par mail auprès de : info@goldforex.be

8.          Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conserverons pas vos données personnelles au-delà du temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données sont traitées.

Conformément aux principes énoncés ci-dessous, nous supprimerons les données personnelles dès qu’elles ne seront plus nécessaires pour remplir les finalités décrites dans cette politique relative à la vie privée, à moins que leur conservation ne soit nécessaire pour d’autres objectifs fondamentaux, y compris mais non exclusivement le respect de nos obligations légales, le traitement des plaintes et le règlement des différends.

Les données personnelles des clients sont conservées par G.F.I. pendant au moins la durée du contrat que nous avons avec vous et une période de 10 (dix) ans postérieurement à la fin de la dernière opération réalisée chez G.F.I.

Le délai de conservation des données est suspendu aussi longtemps que la défense et l’exécution des droits de G.F.I. s’avère nécessaire dans le cadre de procédures judiciaires.

 

9.          Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir et protéger vos données personnelles, contre toute traitement non autorisé ou illégal et contre la destruction accidentelle, la perte, l’accès, les abus, les dommages et toute autre forme illégale de traitement des données personnelles en notre possession.

Dernière mise à jour le 08.10.2019